Uma das maiores dificuldades do consultor é quando, no início de um novo projeto, se depara com a resistência por uma má experiência passada.
“Aqui não funciona Kanban, já tentamos”.
“A gente já implantou o TPM aqui e não deu certo”.
“Nossa empresa é diferente, aqui esse Lean não funciona”.
Esse tipo de frase é comum em empresas que já tentaram e que não funcionou. Mas por que será que não funcionou?
O ponto chave está na sustentabilidade das melhorias feitas.

As empresas, muitas vezes, realmente se empenharam e investiram para transformar seu processo e ter ganhos. Algumas chegam a obter ganhos mas, com o tempo, perdem aqueles benefícios e têm que recomeçar.
Com base em observações feitas em todas as vezes que encontrei esses casos, listo abaixo cinco fatores que influenciam na sustentabilidade das melhorias obtidas.

1. Dar o projeto como terminado antes que o processo esteja estabelecido
A mudança que o projeto traz deve estar consolidada antes de finalizar o projeto e comemorar seus ganhos.
As melhorias operacionais quase sempre vêm de uma alteração de um processo. Portanto, o que antes era um projeto deve se transformar em um novo processo, definido e estabilizado.
Muitas vezes as equipes dão o projeto por encerrado no momento em que tudo foi implantado, e é então que a melhoria não se sustenta: nesse momento, o novo processo não está estável.

2. Não capacitar os envolvidos no novo processo
É necessário capacitar não só os envolvidos no projeto, mas sim todos aqueles que estarão envolvidos no novo processo estabelecido.
Muitas vezes as empresas apenas mudam o processo, explicam superficialmente aos envolvidos como ele funciona e começam a rodar.
O treinamento para os envolvidos no processo não pode ser superficial, deve-se inclusive explicar as razões das mudança e quais são os conceitos utilizados para chegar na solução.
Dessa maneira, quando os desvios aparecerem, a própria equipe do processo poderá perceber e levantar a necessidade de um ajuste.

3. Acreditar que dará certo da primeira vez
A equipe de projeto passa um grande tempo sendo capacitada, discutindo potenciais soluções, definido exatamente como será o novo processo.
Depois que implanta a solução percebe outras dezenas de variáveis e situações que não haviam previsto na fase de definição do projeto. E então, o novo processo definido, começa a não funcionar.
Nesse momento, normalmente, a culpa é da ferramenta ou do processo estabelecido: ele não funciona na nossa empresa, não funciona no nosso tipo de negócio.
Mas a verdade é que as mudanças não funcionam de primeira. É preciso rodar uma série de PDCAs para ajustá-las e adequar à realidade da sua empresa.

4. Não definir a gestão desse novo processo
Fazemos uma melhoria e temos um novo processo implantado. Mas raramente a equipe de projetos se preocupa em desenhar o modelo de gestão desse novo processo.
Quais serão os indicadores de controle? Qual será a rotina da operação para gerir esse processo? Como identificamos se há desvios?
A gestão é ponto fundamental para sustentar o processo e resultados, sem gestão, não há controle, sem controle, não há desvios e, quando percebemos, aquele processo já não seguido há tempos.

5. Não desenvolver a gerência no novo conceito estabelecido
Quando fazemos uma melhoria, normalmente, estamos nos utilizando de novos conceitos. Conceitos que antes não existiam na empresa, portanto eram pouco ou nada conhecidos.
Os processos até então estabelecidos são regidos através de crenças, cultura e modelos de gestão da empresa. Esse é o modus operandi dos gerentes.
Se eu transformo o processo existente, utilizando de conceitos novos, é preciso que a gerência seja desenvolvida e orientada nesses novos conceitos.
Caso contrário, teremos um processo com uma concepção nova, sendo gerido por um gerente com uma concepção antiga. A médio prazo, um dos dois não se sustenta na empresa e, em geral, é o processo.

Ao iniciar um novo projeto de melhoria é importante que esse pontos sejam analisados dentro do plano de implantação. Dessa maneira, sua empresa aumentará as chances de sustentar os resultados por um longo prazo.

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