Porque sem Gestão, não há ciclo de melhoria

 

Nosso segundo elemento da Excelência Operacional – Gestão – é a base de todo o processo de melhoria. Se é para escolher fazer um maior esforço em um dos quatro elementos, eu focaria nesse.

Isso porque uma gestão bem feita “puxa” todos os outros elementos: você sentirá falta de uma estratégia e diretrizes bem definidas, ela te levará à melhores processos e permitirá as pessoas a se desenvolverem.

Gestão compreende o ciclo de coletar e analisar dados e informações, formular hipóteses, tomar decisões e observar resultados. Parece com algo que você já viu?

Sim! Uma boa gestão é composta por diversos ciclos PDCAs paralelos e sequenciais em busca de um objetivo.

Podemos dividir esse objetivo em dois: Objetivos de Entrega e Objetivos de Desempenho.
Se temos dois objetivos com focos diferentes nossa empresa precisa de dois tipos gestão: Gestão da Rotina e Gestão do Desempenho.

Gestão da Rotina

Muitas empresas já têm algo parecido com Gestão da Rotina. São conhecidos como Gemba Meeting, Gemba Walking, Tiers, Gestão Operacional, Gestão do dia-a-dia Reunião de Produção, enfim, são vários os nomes que diferentes empresas e segmentos utilizam para uma rotina de reuniões no chão de fábrica – e, as vezes, nos escritórios – para acompanhar o dia-a-dia da produção.

Vamos entender o conceito dessas reuniões através de um exemplo ilustrativo.

Imagine que um barco veleiro precisa fazer uma viagem até uma ilha no oceano.
O capitão do veleiro sabe que a viagem demora cinco dias. Ele ajusta o veleiro em direção a ilha e segue viagem. Sem fazer nada.

O que você acredita que irá acontecer? Após os cinco dias de viagem o capitão estará na ilha?
Obviamente não. Direcionar o veleiro para a ilha e esperar chegar nela após o final da viagem é ilusório.

Mas a maioria das empresas ainda funciona de forma similar. Fazem um planejamento e entendem que ele irá acontecer porque foi planejado. Então verificam o status da produção muito tarde, quando já perderam entregas, prazos e, muitas vezes, dinheiro.

Agora imagine que esse mesmo capitão realize verificações frequentes sobre a sua viagem e faça as correções necessárias. O que você acredita que irá acontecer?
Com verificações frequentes, tirando um grande imprevisto que possa acontecer, muito provavelmente o capitão estará na ilha após os cinco dias com nenhum ou mínimo atraso.

Esse é o conceito da Gestão da Rotina: fazer verificações frequentes para garantir que o planejado aconteça.
Portanto o foco da sua Gestão da Rotina deve ser o hoje. A pergunta chave aqui é: “O que precisamos fazer para garantir que o planejado de hoje aconteça?”.

O que nos leva a uma outra pergunta muito importante: o que o capitão do veleiro verifica frequentemente para garantir que o planejado aconteça?
Simplificadamente, ele verifica as condições do veleiro, sua posição e as condições da rota (vento e correntes marítimas).

Esse é o foco da Rotina de Gestão: verificar as condições dos equipamentos (veleiro), status da produção atual (posição) e preparação de possíveis setups e entrada de matéria-prima e insumos, ritmo de produção (condições da rota).

Não se olha para trás, a não ser por uma lição aprendida. Não se discute o desempenho do dia anterior, apenas o registra e o entende rapidamente. O foco é no hoje e em tudo que pode ser feito para atender o dia de hoje!

Todos os desvios, perdas de desempenho devem ser registrados, consolidados e apresentados no nosso outro tipo de gestão.

Gestão do Desempenho

É na Gestão do Desempenho em que eu olho para trás para entender para onde vou. Ou seja, aqui trabalhamos indicadores e observamos sua tendência que pode ser estável, crescente ou decrescente.

Para enxergar essa tendência precisamos consolidar dados de um passado recente até o período atual, por que essa é a única maneira de se confirmar uma melhoria.

Lembram da definição de melhoria no artigo sobre estratégia? “Melhoria é uma mudança que causa um impacto positivo, relevante, duradouro, nos indicadores de interesse da organização”.

Agora a parte importante dessa definição é o impacto positivo, relevante e duradouro, que só pode ser confirmado a partir de um gráfico de tendência.

É na Gestão de Desempenho que os projetos de melhoria devem ser definidos, priorizados e acompanhados.

Os desvios encontrados na Rotina de Gestão devem ser consolidados para ver se eles representam um problema sistemático ou uma causa especial.

Se for um problema sistemático, uma mudança de processo se faz necessária para eliminá-lo ou, ao menos, minimizá-lo.

Se for uma causa especial de alto impacto, ao menos um plano de contenção deve ser elaborado para minimizar seu impacto caso venha a acontecer novamente.

Se for uma causa especial de baixo impacto, em um primeiro momento, podemos deixa-la de lado, até que seu status mude ou sua importância mude dentro do contexto global.

Além disso os projetos de melhoria e processos estratégicos definidos no Desdobramento Estratégico, são a linha central dessa Gestão.

É muito importante separar esses dois fóruns de discussão, porque na Gestão da Rotina você está focando em metas de curto prazo e em processos, já na Gestão do Desempenho você está focando em metas de médio/longo prazo e em projetos de melhoria.

Ambos necessitam de uma estrutura de escalonamento de dúvidas e eventuais problemas para que a base da operação receba as diretrizes para solucioná-las.

Esses Processos de Gestão devem ser estruturados e padronizados. Qual é a frequência de reuniões de cada um dos níveis? Qual informação cada participante deve trazer? Com o que cada participante deve contribuir? Quais assuntos devem ser discutidos?

A execução sistemática desses Processos de Gestão irá trazer resultados consistentes e contribuirão para o desenvolvimento da equipe e no melhor entendimento dos processos.

Como resultado os projetos ficarão cada vez mais fáceis e rápidos de serem executados e os processos se tornarão mais estáveis, trazendo benefício para a operação como um todo.

 

Não deixe de ler os outros artigos sobre Excelência Operacional e seus elementos!

Afinal, o que é Excelência Operacional?
Estratégia: o Norte da Excelência Operacional
Processos: Robustez como Base da Excelência
Pessoas: a Verdadeira Chave da Excelência

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