Um dos principais conceitos do Lean é a incessante busca pela remoção e redução dos desperdícios. Amplamente divulgados, eles foram classificados em 7 Desperdícios:

1. Excesso de Produção
2. Estoque
3. Movimentação de Pessoas
4. Transporte de Materiais
5. Espera
6. Processos Desnecessários
7. Qualidade

Esses 7 Desperdícios estão em todos os processos industriais e, de alguma forma, em processos administrativos e de serviços também.

O sexto desperdício dessa lista, Processos Desnecessários, é comumente descrito como sobre-processamento, mau processamento ou até mesmo processos inapropriados.
Mas acredito que o melhor nome para esse desperdício seja Processos Desnecessários mesmo: são processos que não são necessários do ponto de vista do cliente.

Do ponto de vista lógico, ninguém inseriria em seu processo algo que não é necessário. Se não é necessário não o faremos.

Mas, na prática, o que acontece é bem diferente. Para exemplificar, vou expor dois casos: o primeiro por um problema de comunicação e gestão e um outro pela própria concepção do processo. Os dois casos possuem exemplos semelhantes em várias empresas por qual passei.

A inserção de um Desperdício no processo

Há algum tempo, fiz um projeto em uma empresa que fabrica um mecanismo plástico. Eles recebiam as peças já injetadas e faziam a montagem desse componente.

Na linha de produção havia uma estação de trabalho, com iluminação apropriada e um operador dedicado, que fazia uma operação de limar um pedaço de um dos componentes antes de seguir com ele na montagem.

Quando vi aquilo, fiquei intrigado e fui atrás para entender o porquê daquela operação. Ora, se estou comprando um produto injetado, deveria exigir dimensões e tolerâncias que garantissem a montagem.

Depois de rodar pela produção, engenharia e qualidade, instigando a discussão, conseguiram uma resposta para mim: três meses antes, um lote de um dos fornecedores veio com um problema de dimensão. Não quiseram devolver o lote porque não havia peça o suficiente no estoque, então tomaram a decisão de limar apenas aquele lote.

Mas, por um problema de comunicação e/ou gestão, já havia se passado três meses, o problema já havia sido corrigido no fornecedor e vários outros lotes com o produto dentro da especificação haviam sido recebidos.

Ainda assim o desperdício ficou. Uma operação, com estação de trabalho e operador dedicado para fazer um Processo Desnecessário.

Essa é uma situação comum nas empresas. Muitas vezes não é uma atividade óbvia, como o caso de se limar uma peça para corrigir um dimensional, mas as empresas executam atividades/processos que, por algum problema do passado foi definido e esse problema não necessariamente ainda está lá.

A inserção de um Desperdício porque algo dará errado

Sempre que eu toco nesse assunto há um incômodo generalizado por parte das pessoas. A inserção de pontos de inspeção de qualidade, em processos de recebimento ou produção, ou de conferências/aprovações, em especial em processos administrativos, é, por definição, um desperdício. Um Processo Desnecessário.

E a maior prova disso é que sempre que uma empresa pode inspecionar por amostragem, ou estabelecer critérios para encaminhar um processo para conferência/aprovação, ela o faz. Se o processo fosse realmente necessário, agregador de valor, ela seguiria fazendo.

Inserimos pontos de inspeção no nosso processo, justamente porque não garantimos esse processo. Algo pode acontecer para que a saída do processo não seja a esperada em relação à qualidade. Então inserimos um processo para filtrar esses problemas.

Se eu garanto a Estabilidade Básica – citada no meu último artigo (leia aqui) – eu garanto o processo. Ou seja, se meus equipamentos são confiáveis, minha mão-de-obra capacitada, meu método bem definido e meu material com qualidade, não tem razão para a saída do processo não ser sempre igual.

Em empresas onde a Estabilidade Básica está bem desenvolvida, começamos a inspecionar por amostragem, afinal, o meu processo como um todo é confiável.

Conferências e aprovações em processos administrativos são ainda mais complicadas. Aqui não é só sobre a robustez do processo, mas também pela relação de confiança das empresas com seus colaboradores.

Em geral, diferentes níveis hierárquicos têm diferentes níveis de aprovação para dar seguimento no processo, mas quando se verifica quantas vezes nos últimos tempos algo não foi aprovado ou houve problema, não há quase nenhum caso.

Ou seja, quase sempre o processo segue em frente, mas com uma atividade a mais, com um tempo a mais e com um (grande) atraso a mais.

A grande dificuldade desse desperdício está justamente no fato que ele não é voluntário ou estratégico. Processos Desnecessários surgem dentro do nosso processo e, na grande maioria das vezes, não sabemos que o estamos fazendo. Para a empresa aquele processo é necessário sim.

É preciso parar, olhar de fora, rever os valores do ponto de vista do cliente e então revisitar o processo para enxerga-los. Caso contrário ele permanecerá oculto.

Gostou do texto? Acredita que essas oportunidades existam na sua empresa?

A Exo – Excelência Operacional está pronta para ajudar você e sua empresa a atingir metas. Entre em contato através de contato@exoconsultoria.com.br, ou ligue para 19 4042-0396.