Há um momento no processo de definição dos sistemas de gestão das empresas em que elas se deparam com a necessidade de não só implantar projetos de melhoria, mas incorporar a melhoria incremental de processos (kaizen) na rotina de trabalho e gestão de seus colaboradores: os Programas de Melhorias.

Começam então as primeiras ideias e discussões de como deve ser o programa. Dentre os vários formatos e conteúdos, estão sempre em pauta de discussão: são bons? Ruins? Devem ter recompensas ou não? Que tipo de recompensa? Mas já não é obrigação dos funcionários sugerirem melhorias em seus processos? Por que recompensá-los por isso?

Duas parábolas sobre Programas de Melhorias

Para ilustrar a discussão, utilizaremos duas parábolas que ilustram bem a necessidade e o risco dos Programas de Melhorias:

“Em parte da região costeira de um grande país, um movimento muito forte por parte de ativistas ambientais começou contra a pesca predatória. Eles diziam que as redes de pesca acabavam ferindo ou matando outros animais marinhos, alguns até ameaçados de extinção.
O fato comoveu também a comunidade e um juiz que, diante das manifestações, proibiu a pesca naquela região. Acontece que essa proibição trouxe conseqüências inesperadas: os pelicanos, acostumados a pegar os peixes nos barcos de pesca, começaram a morrer de fome.
Eles não sabiam pescar para pegar seu próprio alimento. Então os mesmos ativistas que proibiram a pesca tiveram a iniciativa de trazer pelicanos de outras regiões, aves que conseguiam pescar seu próprio alimento.
Vendo a cena e influenciados por elas, os pelicanos que antes não conseguiam pescar, começaram a tentar e aprenderam a buscar seu próprio alimento, deixando de passar fome.”

Essa história mostra o maior benefício dos programas de melhorias: a iniciativa.

Não faz parte do trabalho dos funcionários proporem melhorias em seus processos? Sim, claro que faz. Assim como é natural dos pelicanos pescarem, mas como isso não fazia parte da realidade deles eles nunca aprenderam, foram necessários pelicanos dentro de outra realidade para mostrar a eles que, sim, eles podiam pegar seu próprio alimento.

O mesmo acontece nas empresas quando a cultura de melhorias é inexistente. É necessário mostrar e influenciar os funcionários a fazer melhorias. Uma melhoria puxa outra, a ideia de um, é incrementada pela ideia de outro. E tudo isso nos leva a iniciativa de melhorar, de mudar, e esse é o poder de dar capacitação e autonomia a todos para isso: as idéias aparecem e servem de matéria-prima para novas idéias.

Mas ao mesmo tempo, as recompensas, normalmente oferecidas nesses programas de melhorias, podem limitar a liberdade e criatividade de cada um, como exemplifica a história a seguir, abordada no livro The Elegant Solution de Matthew E May e narrada no último vídeo da série É… com Guilherme Carvalho.

“Uma velha senhora morava sozinha em uma rua onde garotos brincavam fazendo muito barulho todas as tardes. Um dia, o barulho ficou demais, então a velha senhora chamou os garotos em sua casa.
Ela lhes explicou que gostava muito de ouvi-los brincar, mas que sua audição já não era mais a mesma e ela não conseguia mais ouvi-los bem. Então pediu para que eles viessem todos os dias e brincassem fazendo bastante barulho em frente à sua casa. Se eles fizessem isso ela daria a cada um 50 centavos.
Os meninos voltaram correndo no dia seguinte e fizeram muito barulho brincando alegremente em frente a casa. A velha senhora os pagou e pediu para que voltassem no dia seguinte. Novamente eles brincaram e fizeram muito barulho e, novamente, ela os pagou. Mas dessa vez ela deu a cada um 25 centavos, dizendo que estava sem dinheiro. No dia seguinte eles ganharam apenas 10 centavos e a velha senhora lhes disse que teria que reduzir a recompensa para 5 centavos no quarto dia.
Os garotos ficaram bravos e disseram que não voltariam mais. Não valia a pena o esforço de brincar por apenas 5 centavos por dia, disseram eles.”

No final da história os garotos deixaram de fazer o que mais gostavam por achar que a recompensa não valia a pena. E isso pode acontecer com as empresas que colocam recompensas pelas idéias oferecidas nos programas de melhorias. É preciso ter cuidado para que os funcionários não façam apenas aquilo que terá uma recompensa no final.

A percepção de que a recompensa não é justa, inibiu a iniciativa.

Vejamos o que Daniel H. Pink, um dos grandes especialistas em gestão e ciência comportamental do mundo, tem a dizer sobre recompensas no ambiente de trabalho em uma palestra para o TED Talks em 2009. Assista o vídeo abaixo (você pode assistir depois, sem prejudicar nossa resenha):

A verdade é que, quando lançamos programas de melhorias, não estamos motivando uma tarefa mecânica, mas sim problemas complexos. Queremos que nossos funcionários resolvam problemas sem solução óbvia, com o da vela com os alfinetes dentro da caixa, o que torna a solução mais difícil e, como Daniel Pink explica no vídeo, não funciona bem com o pagamento de bônus.

Como conseguir o benefício de se iniciar um movimento pró-ativo de melhoria sem correr o risco de cair na armadilha da recompensa?

Uma maneira é evitar recompensas que premiem os criadores como, por exemplo, mais ideias, mais criativa, de maior retorno. A premiação deve ser imparcial e reconhecer o coletivo. Estabelecer metas de melhorias implantadas e reconhecer a equipe quando essas forem alcançadas é uma maneira de se fazer isso.

Outra estratégia interessante é formar equipes multifuncionais para resolver um problema crônico na fábrica e ensiná-las técnicas de resolução de problemas e a obter resultado que, quando atingido, premiam todos os funcionários. Parte dos integrantes desse grupo pode ser substituída ao fim de um projeto para que novas pessoas aprendam a fazer melhorias. Dessa maneira, as pessoas começam a enxergar oportunidades e a fazer melhorias por si.

Algumas empresas tentam programas de sugestões sem reconhecimento. Os funcionários sugerem melhorias e as implantam porque gostam, ou por que irá facilitar a vida deles, e não em busca de uma recompensa. É uma boa estratégia se sua empresa possui funcionários capacitados, está preparada para suportar as iniciativas e não tem pressa para o sucesso do programa.

O livro Toyota Kata traz talvez a abordagem mais correta para uma empresa incorporar melhoria contínua em sua rotina – mas, com certeza, a que exige mais empenho e mudança de cultura. Mike Rother faz uma abordagem em que melhoria deve ser parte da filosofia da empresa e, para isso, todos os níveis da organização têm seu papel.

Ele defende que gerenciar um departamento e guiar pessoas para fazer melhoria é uma coisa só, que é papel de todos os níveis hierárquicos mostrarem às pessoas como abordar um problema e solucionar um problema. Para isso o uso de padrões é essencial para disparar ciclos de melhoria.

A melhores idéias vêm de um coletivo, não do individual

Qualquer que seja a estratégia, só a disposição de abrir programas de melhorias para todos os funcionários já é uma iniciativa importante para uma empresa que quer dar um salto em produtividade.
O grande benefício dos programas de melhoria é o envolvimento dos funcionários da empresa em tentar enxergar desperdícios em seu processo e assim propor mudanças. O uso constante desse exercício é que trará a mudança na cultura de passividade frente a problemas para a cultura de melhoria contínua.

As melhores soluções não vêm das melhores cabeças e sim de um coletivo.

Gostou do texto? Acredita que essas oportunidades existam na sua empresa?

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