Os projetos de melhoria de desempenho operacional quase sempre focam na mudança do processo.
É claro que com a mudança e consequente melhoria dos processos, os resultados aparecem.
Mas durante minha carreira como consultor, pude identificar diversos aspectos organizacionais que, se resolvidos, potencializariam a mudança e seu resultado. Os mais comuns nas empresas por qual passei são:

1. Organogramas Não-Funcionais
Organogramas não-funcionais são aqueles em que a estrutura gerencial, dificulta o processo de gestão ou criam comodidade aos funcionários, ela não está alinhada aos processos.
A consequência desse tipo de organograma é que não há desafio entre departamentos ou áreas, portanto o processo de melhoria não é iniciado.

2. Inversão do Papel Hierarquico
O conceito de hierarquia em forma de pirâmide que hoje existe na indústria, foi importado do exército. Esse tipo de organograma vem sendo discutido por estudiosos e novos modelos estão surgindo, mas ainda falta muito para se popularizarem.
O maior problema é quando se copia também o modelo de gestão militar. No exército, os soldados servem aos sargentos, que servem aos tenentes, que servem aos capitães, que servem aos coronéis.
Em uma empresa os diretores deveriam suportar o trabalho dos gerentes, que deveriam suportar o trabalho dos supervisores, que, por sua vez, deveriam suportar o trabalho dos operadores.

3. Processos Não-Accountables
A palavra “Accountable” muitas vezes é traduzida como responsabilidade. Na verdade, o significado dela é um pouco mais profundo do que isso, significa ter propriedade, responder por algo.
Processos Accountables são aqueles em que os donos de cada etapa dele estão bem definidos. Um responsável por cada coisa, cada coisa com um responsável.
Muitas vezes quando acontecem problemas nas empresas é difícil identificar para quem devemos perguntar sobre o ocorrido.
Saber para quem devemos perguntar é fundamental no processo de melhoria, não para responsabilizá-lo, mas para conduzir um processo de investigação e chegar à causa-raiz do problema.

4. Falta de Definição Clara do Papel de cada Departamento
Na linha dos processos accountables, quando um processo atravessa departamentos, muitas vezes se encontra dificuldades em definir quem é responsável por cada parte desse processo, em que momento se dá a transferência de responsabilidade sobre o produto/informação que está sendo construído.
Essa falta de definição gera conflitos entre as áreas, principalmente porque uma espera que a outra resolva um problema que nenhuma das duas acredita que é responsável por resolver.

5. Supervisores que Não Supervisionam
Supervisionar deveria ser assistir, suportar, prover para que os processos sejam seguidos e os operadores sejam desenvolvidos.
Muitas vezes, esse primeiro nível de liderança fica muito pouco próximo ao processo, não permitindo o trabalho de supervisão propriamente dito.
As razões podem ser várias, da falta de definição de seus trabalhos, da falta de processos definidos, dos incêndios que surgem no dia-a-dia e até mesmo do excesso de trabalho burocrático que é atrelado a esse nível hierárquico.

6. Gerentes que Não Gerenciam
O trabalho de um gerente deveria ser focado em levar seu departamento ou sua empresa à uma determinada direção. Para isso o seu tempo deveria estar mais voltado para o pensamento de médio/longo prazo do que o de curto prazo.
A realidade de muitas empresas faz com que os gerentes também fiquem presos aos problemas do dia-a-dia, sem tempo para pensar onde querem chegar com seus departamentos.

7. Falta de Desdobramento de Metas
O desdobramento de metas dificilmente atinge os níveis mais baixos da organização. Além disso, raramente são convertidos em metas operacionais.
Nas estratégias das empresas está o ganho de mercado, aumento de margem de lucro e outras metas abrangentes. Essas metas deveriam ser desdobradas em metas para indicadores operacionais. Quanto devemos aumentar a produtividade, reduzir estoques, aumentar o desempenho de entrega?
Por sua vez isso deveria ser traduzido em uma rotina para os operadores e sua liderança. Quais são as tarefas, processos, sob quais padrões de tempo, qualidade que eles devem executar no dia-a-dia?
Desenvolver e melhorar esses pontos organizacionais, com certeza trará resultados. Quase todos eles fazem com que desafios sejam gerados diariamente na sua empresa. Esses desafios trarão os projetos de melhoria necessários para atingir suas metas e, aí sim, a mudança no processo trará grandes resultados.

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